RIS.NET
eDokumenty
Modul eDokumenty slouží ke zpracování dokladů v elektronické podobě. Základem je možnost přijetí a načtení dokladu v elektronické podobě (dále jen eDoklady) v obvyklých formátech PDF, EDI, ISDOC, DOCX, XLSX, CSV, TXT, případně další potřebné. Načtené eDoklady se ukládají v interním úložišti organizace. Přijímat resp. načítat lze z e-mailu, datových schránek, souborů z adresáře nebo zákaznických rozhraní. Součástí načtení eDokladů je možnost zadat (nebo „vytěžit“) vybraná metadata. Zpracovávané eDoklady jsou schvalovány podle určených schvalovacích plánů. Opačnou funkčností je vytváření elektronické podoby dokladu k dokladům systémem vystaveným nebo vygenerovaným. Všechny procesy zpracování eDokladů jsou řízeny typy, řadami a dalšími atributy určujících oprávnění jednotlivých uživatelů nebo skupin uživatelů.
Procesy zpracování v evidenci eDokumentů
- Evidence dokladů v elektronické podobě a sledování stavu zpracování
- Pořízení a příjem dokladů v elektronické podobě (eDoklady) různých formátů z různých zdrojů
- Vytvoření dokladů do elektronické podoby různých formátů a odeslání určenými kanály
- Volitelný příjem z e-mailu, datových schránek, souborů z adresáře a zákaznických rozhraní
- Zpracování souborů obvyklých formátů: PDF, EDI, ISDOC, DOCX, XLSX, CSV, TXT
- Sledování (zadaní nebo „vytěžení“) vybraných metadat u zpracovávaných eDokladů
- Řazení zpracovávaných eDoklady do volitelných kategorií a schvalování podle schvalovacích plánů
- Spojitě protokolování celého zpracování vytváří tzv. auditní stopu daného dokladu
- Možnost převádět doklady vytvořené v systému do elektronické podoby různých formátů
- Distribuce eDokladů vytvořených systémem zvolenými kanály/způsoby rozeslání k partnerům
Hlavní funkce
Evidence dokladů v elektronické podobě (eDoklady)
- evidence sleduje u každého eDokladu klíčové atributy: dokladová řada, typ, formát, zdroj, jméno, datum přijetí, místo a způsob uložení, kategorii, schvalovací plán, způsob zpracování, prováděné operace a úkony
- veškerá činnost, způsob zpracování je řízen uživatelskými profily zpracování
Pořízení a příjem dokladů v elektronické podobě (eDoklady)
- zpracovávané formáty: PDF, EDI, ISDOC, DOCX, XLSX, CSV, TXT, případně další dle potřeby
- příjem eDokladů je prováděn z následujících kanálů/zdrojů: e-mail, datové schránky, adresářový systém, interní systémy
- příjem eDokladů je prováděn automatizovaně podle profilů a časových plánů s možností uživatelem vyvolaného načtení z vybraného kanálu
- napojení na interní DMS a spisovou službu, sdílení dat
Evidence a sledování vybraných metadat
- všechny zpracovávané eDoklady mohou evidovat svá metadata
- v rámci příjmu je u vybraných kanálů prováděno automatizované vytěžování metadat daného eDokladu
- získaná metadata slouží pro podporu pořizování dokladů do jednotlivých knih/evidencí systému, případně pro plně automatizované zpracování/zaúčtování
Schvalování eDokladů
- probíhá podle připravených schvalovacích plánů (x krokové, volitelné) a kategorizaci eDokladů
- provádí se přímo z hlavní aplikace nebo WEB přístupem/prohlížečem
- o jednotlivých schvalovacích úkonech (výzva ke schválení, schválení daného schvalovacího kroku, …) je uživatel informován e-mailem
Protokolování zpracování eDokladů
- probíhá automatizovaně, zaznamenávány jsou všechny přístupy ke zpracovávaném eDokumentu
- výsledem protokolování je tzv. „auditní stopa“ daného eDokladu
Vytváření elektronické podoby dokladu (eDoklad)
- probíhá u dokladů systémem vystavených nebo vygenerovaných (KOF, UPO, ZAP, HK, …)
- volitelné formáty: PDF, EDI, ISDOC, DOCX, XLSX, CSV, TXT, případně další dle potřeby
- vytvořené eDoklady slouží pro odeslání k jednotlivým partnerům nebo pro archivaci do evidence eDokumentů
Distribuce eDokladů (opak příjmu eDokladů)
- probíhá podle tzv. profilů způsobu doručení
- volitelné způsoby doručení: e-mail, datové schránky, adresářový systém, FTP server
- napojení na interní DMS a spisovou službu
Sledování stavu, schvalování, postupu zpracování, auditní stopy jednotlivých eDokladů řeší výstupy a přehledy
- základem jsou tiskové výstupy, sestavy a přehledy různých variant, dále uživatelem definovatelné exportní struktury dat určené pro „datové“ exporty
- všechny sestavy mají možnost uživatelsky volitelné a přizpůsobitelné výběrové podmínky, volby varianty provedení a možnost exportu do obvyklých formátů (PDF, XLSX, …)
- alternativou k tiskovým sestavám je přímý výběr požadované struktury dat (netisková podoba), která je určena přímo pro export do obvyklých datových formátů (především XLSX)
Náhled modulu
Návazné moduly
Bezpečnostní řešení
Bezpečnostní balíček rozšiřuje funkce systému RIS.NET o dodatečné funkce ...
Zobrazit více Cestovné
Evidence cestovních příkazů slouží k evidenci pracovních cest zaměstnanců a k výpočtu ...
Zobrazit více 
eDokumenty
Modul eDokumenty slouží ke zpracování dokladů v elektronické podobě. Základem je ...
Zobrazit více Insolvence
Modul Insolvence obsahuje následující základní funkce a charakteristiky ...
Zobrazit více Majetek
Modul Evidence majetku obsahuje následující základní funkce a charakteristiky ...
Zobrazit více 
Účetnictví
Modul Účetnictví obsahuje následující základní funkce a charakteristiky ...
Zobrazit více Výroba
Modul Kalkulace výroby obsahuje následující základní funkce a charakteristiky ...
Zobrazit více